Não seja refém do imediatismo e desespero, planejar ainda mitiga maior parte dos riscos, senão todos eles.
Se planejar antes de agir é a forma mais comprovada de eficiência e eficácia no resultado, quais seriam possíveis motivos de muitos ainda ter receio ou simplesmente não planejar?
Não saber como começar um plano, ter pressa pelo resultado e preferir tentar e errar, não ter um foco ou direcionamento, não conhecer verdadeiramente recursos, não ter visão de longo prazo, motivo ou propósito claros para o que pretende fazer, entre outros fatores relacionados causam a sensação de dificuldade de planejar ações.
Por isso o chamado diagnostico prévio, para ter clareza, esclarecimento do estado atual da empresa e também da qualidade da visão de longo prazo são fundamentais para iniciar um planejamento.
E como mitigar cada um destes pontos que impedem a realização de um planejamento?
Não saber como começar – busque saber, busque profissionais que ajude, veja exemplos de quem errou muito por não planejar as ações, e principalmente, pare de repetir que não sabe fazer e por isso não faz e vá agir para aprender ou pedir ajuda.
Provavelmente algo você planeja bem: o que vestir, como irá cortar o cabelo, a cor da roupa, a cor do esmalte, já é um planejamento. Quando vai pedir algum produto ou serviço, ou mesmo sair para compras provavelmente tem um planejamento, ai ir a um restaurante você já planejou ou tem ideia do que pedir, vai ao salão de beleza, o profissional já vai perguntar o que gostaria do corte, maquiagem, modelo, formato; se pedir um serviço de marcenaria, alfaiataria, todos estes trabalhos exigem planejamento.
Então primeira dica seria deixar de ser acomodado e repetir que não sabe planejar, talvez não queira planejar por dar trabalho , e até ter que confiar em profissionais ou por considerar que um planejamento, empresarial principalmente, ser complexo e desafiador.
Planejamento é sim o processo mais desafiador, seja na empresa, projetos pessoais e profissionais, pois exige uma visão sistêmica, visão de todas as possibilidades, integração entre áreas e recursos, entender qual o objetivo futuro, e no caso das empresas, traduzir esta visão futura em termos operacionais, pelo menos no papel ou em planilhas é relativamente simples, mesmo em projetos complexos, e fazer esta observação interna é sempre desafiadora, as vezes mais que a externa até.
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Fazer a distribuição de objetivos e submetas pela organização, eleger responsáveis, prazos, métricas, estudar recursos necessários, validar sequência de ações, prazos e entregas acordadas por cada departamento e agente envolvido no planejamento, tornam o processo de execução da estratégia e a transformação do intangível em tangível ainda mais complexos, pois exigem um conhecimento e envolvimento profundo da empresa e como funcionam cada inter-relação, o que faz com que muito empreendedores e gestores não façam por quererem apenas o resultado rápido, sem pagar o preço do planejamento.
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Aqui entra o segundo fator de ter pressa na realização, a pressa faz com que itens importantes e fundamentais sejam esquecidos e deixados de lado, porém imagina um marceneiro que não planeja e mede muito bem antes de começar a cortar a madeira, ou um cirurgião que também começa a agir com seu bisturi sem planejar se a operação seria de vesícula ou de joelho? Ou o agricultor que planta de manha e a tarde já quer colher o que plantou? Parecem exemplos tolos, porém é o que muita gente faz querendo agir rapidamente sem planejar achando que assim ganha tempo, talvez ganhe tempo pra aprender rapidamente que não funciona assim, mas ai já perdeu os recursos e ficou ainda mais longe do resultado esperado, em alguns casos o dano é irrecuperável.
Ao conhecer verdadeiramente os recursos atuais, estado atual posição atual, é possível vislumbrar o que seria necessário para atingir o próximo passo ou objetivo, identificar o que precisa ser feito, analisar detalhadamente ou com maior abrangência a situação, por isso o marceneiro mede no mínimo duas vezes, faz projeto e planejamentos, simulações e até modelo menores antes de cortar a madeira.
Por isso o cirurgião pede diversos exames e planeja situações adversas e providencia os recursos e profissionais que possam ajudar em uma emergência a colocar a cirurgia no rumo previsto inicialmente, por isso o agricultor vai preparar a terra, adubar, escolher as sementes e melhor período de plantio para combinado com fatores externos de clima e ações de cuidado, poder colher em um tempo programado e já saber que precisará monitorar e respeitar o tempo do processo para ter o resultado.
A partir deste conhecimento e planejamento prévio alinhar as expectativas internas e externa para ajuste de prazos e recursos, e serve para todas as áreas da vida e principalmente nas empresas, e assim como nas empresas e demais instituições, o alinhamento destas questões e percepções de recursos, prazos, planos , resultados , precisa ser muito bem apurado e comunicado para todos os envolvidos e interessados, mais um desafio no processo.
A comunicação, que está sempre entre os principais desafios das organizações, e precisa ser bem trabalhada pois é a forma de garantir que todas as unidades organizacionais ou departamentos estejam na mesma sintonia para maximizar a geração de valor, e seguir o planejado e direcionamentos e uso adequado dos recursos em mesma direção e intensidade.
Fundamental ter formas de comunicação, treinamentos em todas as instâncias e reforços com feedback e correção de rota durante processo incluindo considerar outros componentes como: estrutura organizacional, cultura, pessoas, sistemas, para criar sinergia entre estes elementos e garantir o bom alinhamento e foco no mesmo objetivo, temos outros artigos e publicações que falam efetivamente dos desafios de comunicação organizacional.
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Para ter sinergia, são necessárias micro metas e metas para os departamentos também, que são “comunicadas de forma uniforme até menor nível organizacional para se tornar algo cultural, pois todas as atividades, metas, objetivos, devem estar alinhadas com a estratégia e plano, além medir os resultados como indicadores para possíveis correções de rota, que também precisam estar alinhadas e serem comunicadas sempre, para manter foco com a meta maior.
Ter esta meta maior, plano claro, objetivo ou propósito como alguns chamam, ajudam nestas definições e ações para não deixar que foco seja perdido.
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Por isso as organizações de sucesso investem muito na comunicação da estratégia corporativa e reforçam com todas as unidades organizacionais e departamentos o plano, analisam e medem sempre os resultados aferindo e corrigindo rotas, atuando para identificar o corrigir as causas e não apenas atuando para mitigar sintomas, e assim poder corrigir rota e reforçar o que é esperado por cada departamento para que a empresa atinja os resultados.
Desta forma cada área pode e deve construir seu plano estratégico departamental, que seriam os caminhos para atingir os objetivos macro, ai entram os especialistas em cada área, seja especialista interno ou externo, que vai considerar os fatores fundamentais para uma otimização da área, porém sem esquecer de alinhar com demais departamentos para que o principal não seja esquecido, o resultado da empresa e atingir o plano maior, sem um plano maior bem comunicado e alinhado, pode fazer com que as metas individuais, pessoais ou até departamentais sobreponham as metas maiores e empresariais.
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Faça um diagnóstico empresarial completo, conheça verdadeiramente as dificuldades e potencialidades, e a partir dele trace os planos e de forma profissional e direcionada comece a agir para atingir seus esperados resultados, e não seja mais refém de surpresas e do acaso.
